Aplikasi Arsip

Merupakan pengolahan atau pencatatan data seluruh dokumen, mengingat data dan kegiatan dilingkungan tersebut sangat tinggi maka dokumen yang dihasilkan akan menumpuk banyak yang selalu tersimpan pada ruang arsip yang sewaktu waktu masih dibutuhkan sehingga sistem penyimpanan harus tersetruktur rapi dan akurat agar secara profesional mampu mengatur segala hal yang berkaitan dengan informasi dan tertib administrasi untuk mendapatkan data yang benar dan dapat dipertanggung jawabkan. Dengan integrasi sistem yang dirancang sedemikian rupa dengan pengolahan berbasis komputer, maka tujuan untuk memperoleh data kearsipan atau informasi yang dibutuhkan, akan dapat diperoleh dengan mudah sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat untuk penentuan kebutuhan secara tepat guna.

Data arsip dokumen secara lengkap mempunyai nilai strategis untuk diberdayakan maka setiap unit/satuan kerja sebagai pengelola atau pemakai harus mengetahui secara pasti keberadaan dan status dokumen agar dapat dipergunakan dalam proses selanjutnya. Dengan sistem komputerisasi pencarian data dan pencatatan akan dapat dilakukan sangat cepat oleh bagian mana saja yang terkait dengan data tersebut, dengan demikian tentunya proses penyimpanan dan pencarian arsip akan dilakukan dengan efektif. Sebab pada masing-masing bagian yang berkepentingan dapat mengakses data arsip tersebut. Kondisi seperti inilah yang membuat sarana komputer menjadi lebih diperlukan dan pengolahan data dapat dilakukan oleh user pada lingkungannya Sehingga diharapkan komputer  ini bukan hanya sebagai alat bantu kerja belaka melainkan sebagai pusat Informasi yang Up to date.

Pencatatan dengan sistem komputerisasi ini diharapkan mampu memberikan hasil secara tepat terhadap data dan kelengkapannya untuk memberikan informasi yang akurat  dalam bentuk fisik dokumen maupun file hasil pemindaian yang menyerupai aslinya.

Manfaat yang perlu diperhatikan adalah :

• Adanya keseragaman dan kesamaan dalam pencatatan Dokumen arsip dari seluruh unit/satuan kerja.
• Dapat menyimpan semua data yang diperlukan dan mampu melakukan  proses pencarian data dengan mudah.
• Efektif dan efisien serta dapat mencapai sasaran yang diharapkan.
• Data yang telah tercatat dapat dipergunakan untuk kontinuitas guna merencanakan proses selanjutnya.
• Adanya keseragaman pencatatan atau pendataan Sehingga sistem prosedur pencatatan dapat dengan mudah disosialisasikan.

TIPE / JENIS BERKAS SURAT

• Surat Edaran
• Surat Biasa
• Surat Keterangan
• Surat Perintah
• Surat Tugas
• Surat Perintah Perjalanan Dinas
• Surat Kuasa
• Surat Undangan
• Surat Panggilan
  Surat Pengantar
• Surat Perjanjian
• Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
• Surat Izin
• Pengumuman
• Laporan
• Telegram / Radiogram
• Notulen
• Nota Dinas
• Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
• Lembar Disposisi
• Telaahan Staf

PROSEDURAL SISTEM

Program 1. Survei Arsip    :
Tinjauan menyeluruh terhadap semua arsip yang dihasilkan oleh organisasi. Sebenarnya merupakan kegiatan inventarisasi (stocktaking) arsip yang akan memberikan gambaran tentang jumlah seluruh arsip yang disimpan oleh organisasi, dimana disimpannya, bagaimana pengaturannya, apa bentuknya, status arsip (draft atau final version, master copy atau duplikat).

Program 2. Penilaian    :
Proses analisis terhadap data hasil survei sehingga memungkinkan kita untuk mengambil keputusan tentang daur hidup sekelompok arsip (record series). Keputusan ini harus disetujui oleh atasan atau yang berwenang dan harus dicatat. Catatan ini disebut Retention schedule.

Program 3. Konsolidasi

Program 4. Evaluasi Media